Print

Проект далівців з автоматизації діловодства почне свою роботу в Свердловську

 

Презентацією нової системи «Docworkflow» став одночасно захист комплексного дипломного проекту студентів факультету управління економікою Східноукраїнського національного університету імені Владимира Даля. Дипломний проект «Інформаційно-аналітична система діловодства та документообігу в органах місцевого самоврядування на прикладі Свердловського міського виконавського комітету» розробили чотири студентив-випускникі: за фахом Ганна Пісарева і Денис Венгеров (спеціальність «Економічна кібернетика»), Трошка Олександр і Евсюков Артем (спеціальність «Інформаційні системи і технології»).

З ініціативою удосконалення застарілої комп`ютерної системи документообігу Свердловської міської ради на кафедру економічної кібернетики звернувся голова Свердловської міської ради Олександр Шмальц. Такий вибір не випадковий – за більш ніж тридцятирічне існування, кафедра економічної кібернетики успішно проводить науково-дослідну роботу з розробки інструментальних засобів прикладного і загальносистемного програмного забезпечення, систем автоматизованого проектування конструкторської і технічної документації, автоматизованих систем управління вимірювальними комплексами, крос-систем для емуляторів. З вересня минулого року далівці почали працювати над проектом системи «Docworkflow». Розробка проходила в три етапи: аналіз документообігу, проектування системи та подальша реалізація.

Сама система є клієнт-серверним застосуванням, яке виступає комплексним рішенням для забезпечення процесу деловодства, а також впровадження повністю електронного документообігу організації. Система здатна забезпечувати реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль за їх виконанням (резолюції), організацію і облік руху документів між підрозділами. По кожному зареєстрованому документу в системі зберігаються відомості, які описують сам документ і весь процес роботи з ним в підрозділах: від реєстрації до списання, включаючи хід виконання документа і розсилку в зовнішні організації. Крім того, додаток може працювати і у видаленому доступі. Cистема складається з двох застосувань: Docworkflow Admin (забезпечує адміністрування) і Docworkflow Client (безпосередня робота з документами), має простій інтерфейс.

«Сьогодні, завдяки цій системі, я включаю комп`ютер, і бачу, що твориться в місті, – відзначив на презентації проекту голова Свердловської міської ради Олександр Шмальц. – Проект реалізується поки тільки в трьох відділах, але вже помітно, як збільшилася ефективність та швидкість роботи виконавчого апарату».

Система дозволяє істотно розширити рамки традиційної організації документообігу за рахунок часткового або повного використання функцій електронного документообігу і обробки документів. Таким чином, скорочуються витрати на паперові носії, скасовується непродуктивне використання часу працівників і значно прискорюються інформаційні потоки. Проект може стати своєрідним поштовхом для переходу на електронну систему, без використання паперових носіїв. Зараз проект на третій стадії – впровадження. Система вже реалізується в трьох відділах міської ради: загальний відділ, листів і прийому громадян, помічник мера міста. До вересня планується використання системи «Docworkflow» у всіх відділах Свердловської міської ради.